7 секретов эффективного тайм-менеджемента

Практика управления временем - искусство, доступное каждому. И искусство это называется эффективный тайм-менеджмент. Научиться грамотно распоряжаться своими часами и минутами можно и нужно каждому, кто не хочет застрять в постоянном стрессе под названием «ничего не успеваю».

В переводе с английского «time management» означает «управление временем». Но нам привычнее трактовать его как «планирование, систематизация и использование времени с максимальной пользой».

Проблема неэффективного распределения времени не нова, ее корни уходят на 2000 лет назад. Умные римские правители еще в расцвет своей империи понимали важность планирования и систематизации задач. Сенека, к примеру, предлагал своим подданным делить в конце дня время на потраченное с пользой и на бесполезное. 

В современном мире ни один успешный человек не обходится без ежедневника с миллионом задач. Но в этом ли заключается тайм-менеджмент? Конечно же, нет. Повторюсь, планирование - это искусство, которое отрабатывается на практике. И мы подготовили для вас 7 секретов для организации эффективного управления временем.

1. Планируйте и систематизируйте

Заведите привычку выписывать все свои задачи. Использовать для этого можно как блокнот, так и приложение в телефоне. В плэй маркетах есть огромное множество подходящих сервисов, но лучше выбирать максимально простое. Обладателям айфонов советую остановить свое внимание на стандартных заметках.

Чтобы в записях не было бардака, можно выбрать несколько вариантов систематизации задач:

по времени, например, «утром: …», «в обед: …», «вечером: …»;

по важности, например, «важно: …», «желательно: …», «необязательно: …»;

по логической связи, например, завтра вас пригласили на день рождения, поэтому сегодня вам нужно купить подарок, выбрать наряд, заказать цветы и т.д.

Какой вариант группировки задач подходит именно вам, можно понять только путем проб и ошибок. Мне, к слову, ближе второй. 

2. Правильно расставляйте приоритеты 

Большинству из нас свойственно переоценивать задачи и наделять их завышенной важностью. Составляя список дел, можно войти в азарт и опомниться только на 125 пункте, который «жизненно необходимо сделать именно сегодня и желательно до обеда». Конечно, это прямой путь к неврозу, и ни о какой эффективности тайм-менеджмента тут речи быть не может. Поэтому не забывайте включать здравый смысл и честно и спокойно (я бы даже сказала безжалостно) расставлять приоритеты.

После составления списка перечитайте его и поставьте напротив каждого балл по шкале от 1 до 10. Можно сделать это мысленно, но для наглядности лучше прописать. Если быстро освоите этот прием, то вскоре сможете интуитивно оценивать свои задачи.

Этот навык позволит вам научиться убирать лишнее, фокусироваться на важном и убережет от стресса.

3. Сложные и важные дела переносите на начало дня

Когда приоритеты расставлены, перенесите все важные и сложные задачи на утро. Сюда же определите дела, которые «хвостом» тянутся за вами на протяжении долгого времени. Да, это не самый приятный момент, но, справившись со сложной задачей в начале дня, вы обретете легкость, будете горды собой и спокойно продолжите следовать своему списку.

4. Делегируйте то, что не нуждается в вашем участии

Сила - в поддержке, и это не пустые слова. Если у вас есть возможность передать часть дел, в которых не важно ваше прямое участие, тому, кто справится с ним лучше или тому, кто просто не против вам помочь, делайте это без сожаления.

Если вы не любите уборку, делегируйте это клининговой компании или попросите кого-то из близких. Вспомните, как в детстве родители давали вам с братьями и сестрами список дел, а вы решали между собой, кто чем будет заниматься. Один с радостью готовил ужин, но терпеть не мог мыть посуду. Другой наоборот предпочитал уборку готовке. Во взрослой жизни это тоже работает, и не только на бытовом уровне.

Если вы нуждаетесь в выполнении срочной задачи, которая вам не по силам или на изучение которой у вас уйдет много времени, обратитесь на аутсорсинг. За смешные деньги (стоимость 1-2 чашек кофе, а то и меньше) вы найдете профессионала, который выполнит вашу задачу в установленный срок.

И не думайте, что все в этом мире нуждается в вашем личном участии. Контроль - это хорошо, но для роста - финансового, карьерного, личностного - нужно учиться делегировать. Иначе вы просто погрязнете в списках и забудете про нормальную жизнь.

5. Планируйте отдых и поощряйте себя за выполненные задачи

Как бы странно этот пункт не звучал на первый взгляд, но он действительно важен для здоровой психики. Продуктивность продуктивностью, но забывать о собственном комфорте и удовольствии ни в коем случае нельзя. Запомните: хороший работник не тот, кто много работает, а тот, кто хорошо отдыхает.

Особенно важно поощрять себя после выполнения сложных задач. И чем сложнее задача, тем «вкуснее» должен быть подарок. Это стимулирует наш мозг справляться с делами быстрее и качественнее. А подарки могут самыми разными - все зависит от ваших потребностей. Для кого-то сон на час дольше - уже счастье.

6. Ставьте таймер на время выполнения задач

Один из самых простых и полезных советов - выключать интернет и ставить таймер на 25 минут (по системе помидоро). Это подойдет особенно неусидчивым людям, чьи задачи требуют полного погружения. Отключившись от постороннего мира на конкретно определенное время, вы легко сможете сконцентрироваться на важном. Просто попробуйте этот метод и посмотрите, как галочки в списке дел будут заполняться с большей скоростью.

7. Откажитесь от многозадачности

В современном обществе принято поощрять многозадачных людей. Этаких роботов, которые в одной руке держат книгу, второй варят борщи, а ногами таргетированную рекламу в инстаграме настраивают. Смотрим на них и удивляемся, почему же у нас при таком раскладе ничего хорошего не выходит? Либо суп не доварен, либо таргет не настроен - как же так? У Маши ведь получилось.

Но пора бы понять - темп жизни и возможности у каждого свои. Кому-то действительно комфортно нагружать свой день максимально плотно и выполнять задачи в параллель. Но большинству, и тем более на начальных этапах внедрения тайм-менеджмента, это не по силам.

Выполняйте свои дела последовательно и до самого конца. Пускай вы не успеете закрыть все галочки, пускай они перенесутся на следующий день, зато вы научитесь делать все спокойно, качественно и доводить дела до финальной точки. 

И напоследок добавлю, не переживайте и не бойтесь этого страшного слова «тайм-менеджмент». На самом деле это простая и удобная система планирования. Ее ключевой плюс - гибкость, и все перечисленные выше советы можно интерпретировать и внедрять по-своему. Учитесь управлять своим временем, а не просто плыть по течению.

 

Елизавета Воропаева

фото: Сальвадор Дали